ITシステムの意味は？活用事例や活用手順を紹介！
更新日：2025.03.26
「業務をデジタル化したいけど、どこから始めればいいかわからない…」「ITシステムを導入したいが、費用対効果が見えづらくて不安…」そんなお悩みはありませんか？
現代のビジネスシーンでは、ITシステムの活用が欠かせません。しかし、技術が複雑化するにつれ、導入プロセスや活用方法に戸惑う企業も多いのが現状です。
本記事では、ITシステムの基礎や導入メリット、活用事例、そしてスムーズに導入するための注意点をわかりやすく解説します。ぜひ最後までお読みいただき、IT化の第一歩を踏み出しましょう。
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ITシステムとは
ITシステムとは、情報技術（IT）を駆使して企業の業務やサービスを支える仕組みの総称です。具体的には、会計ソフトや在庫管理システム、データベースなどが挙げられ、日々の業務を効率化するためのツールとして活用されます。
テレワークやデジタルトランスフォーメーション（DX）が進むなかで、ITシステムの導入は競争力向上のカギです。作業を自動化し、ヒューマンエラーを減らすだけでなく、新しい働き方を実現するために欠かせない存在となっています。
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ITシステムの種類
ITシステムは大きく分けて2つに分類されます。
- 基幹系システム
- 情報系システム
基幹業務を担うシステムから、社内情報の共有や分析をおこなうシステムまで、目的と役割によって選択すべきソリューションは異なります。以下でそれぞれの特徴を解説します。
基幹系システム
基幹系システムとは、企業の経営や業務運営を直接支える中核的なシステムを指します。たとえば会計、在庫管理、販売管理、人事給与などが代表例です。
これらの業務は企業活動の根幹に位置し、一度トラブルが起きると経営全体に大きな影響を及ぼしかねません。そのため、高い信頼性とセキュリティを確保することが重要とされます。
導入時には、既存業務フローや組織体制に合わせたカスタマイズが必要になる場合が多く、システム開発会社やコンサルタントと協力して要件定義をおこなうことが一般的です。
近年はクラウド型の基幹系システムも普及し、ソフトウェアの更新や保守作業を簡略化できるケースが増えました。ただしオンプレミス（自社サーバー運用）が必要な業界もあり、業務特性や規制要件を踏まえた選択が求められます。
情報系システム
情報系システムは、社内で生成されるデータやナレッジ、コミュニケーションを円滑に管理するためのシステムです。具体的にはグループウェア、営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、ビジネスインテリジェンス（BI）ツールなどが該当します。
これらを活用することで、従業員同士の連絡・調整がスピーディになり、意思決定までのプロセスを効率化しやすいのが特長です。
また、膨大なデータを分析して経営戦略に活かす仕組みを構築できるため、企業の売り上げ拡大や顧客満足度向上にも直接結びつきます。
さらに、リモートワークやモバイルワークが進む昨今では、どこからでもアクセスできるクラウド型の情報系システムが重宝される傾向があります。社内コミュニケーションの活性化と業務効率化を同時に実現できる点が大きな魅力です。
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以下の記事で、情報系システムに関する比較情報を詳しく紹介しているのでチェックして、実際の施策に役立ててください。
【関連記事】システム開発会社32社を徹底比較！成功するパートナーの選び方ガイド
ITシステムを導入するメリット
ITシステムを導入すると、単に作業がデジタル化されるだけでなく、多角的な恩恵を受けられます。
ここでは、ITシステムがもたらす5つの具体的なメリットを解説します。
- 業務の効率化
- データの管理・共有が簡単
- テレワークに対応しやすい
- ヒューマンエラーの防止によるミスを防げる
- 無駄な手間を削減できる
業務の効率化
ITシステムを利用する最大のメリットが、業務効率化です。たとえば会計ソフトを導入すれば手入力の手間が減り、簿記や仕訳の専門知識がなくてもスムーズに経理処理を進められます。
複雑な計算やデータ集計、在庫管理なども一括で自動化が可能となり、人為的な作業負担を大幅に削減できるのが特長です。
また、時間がかかっていた社内の承認フローをシステムで管理することで、決裁に必要なステップを簡略化できます。従来の紙ベースの申請や押印作業をオンライン化すれば、担当者が不在の場合でも遠隔で承認が進み、業務を滞らせることなく対応できるでしょう。
結果として、従業員がより価値の高い仕事に時間を割けるようになり、生産性の向上につながります。
データの管理・共有が簡単
ITシステムを導入することで、社内に散在するデータを一元管理し、必要なタイミングで誰でもアクセスできる環境を整えられます。
従来のファイルサーバー運用やメール共有では、ファイルの更新履歴がわからなくなったり、バージョン管理に手間取ったりするケースが多々ありました。
しかし、クラウド型のドキュメント管理システムやプロジェクト管理ツールを利用すれば、常に最新の情報がリアルタイムで共有され、重複作業や誤った資料参照を防ぐことができます。
加えて、アクセス権限を細かく設定できるため、部署や役職ごとに閲覧制限をおこないながらセキュリティの確保も可能です。
こうした仕組みづくりが、全社的な業務効率化とコンプライアンス強化の両立を実現します。
テレワークに対応しやすい
リモートワークや在宅勤務が普及するなか、ITシステムの活用は不可欠となっています。従業員がオフィスにいなくても、クラウド上の業務システムやファイルにアクセスできれば、作業の継続が可能です。
チャットツールやオンライン会議システムを併用することで、オフィス同様のコミュニケーション環境を維持できるでしょう。
また、テレワークではセキュリティ面の懸念も指摘されますが、VPNやゼロトラストネットワークなどの技術を導入すれば、安全に社内システムへ接続できます。
ITシステムの整備は、従業員が働く場所に関係なくパフォーマンスを発揮できる体制づくりにつながります。また、災害時のBCP（事業継続計画）対策にも役立つ点が大きなメリットです。
ヒューマンエラーの防止によるミスを防げる
人がおこなう手作業には、どうしてもミスが付きものです。入力ミスや計算間違い、書類の紛失など、人為的なエラーは後処理に時間がかかり、業務全体の進捗を遅らせる原因となります。
ITシステムを導入すれば、多くのプロセスが自動化されるため、ヒューマンエラーが発生するリスクを大幅に低減できます。
たとえば販売管理システムでは、在庫数や売り上げデータがリアルタイムで更新されるため、手動で数値を入力する手間が減り、桁の入力ミスや集計漏れが起きにくくなるのです。
また、取引先情報などもシステム上で一元管理されるため、古いデータを参照してしまうトラブルを回避しやすいでしょう。
こうした細かなミスの蓄積を防ぐことで、信用維持やコスト削減にもつながります。
無駄な手間を削減できる
ITシステムの導入により、重複入力や紙書類の整理、電話対応など、これまで当たり前におこなっていた作業を省略・自動化できるのも大きな魅力です。
たとえば、ソフトウェアコンサルティングを活用すれば、企業の実情に即した最適なシステム環境を構築し、無駄な手間を大幅にカットできます。
また、作業フローがスリム化すれば、従業員は新規プロジェクトの企画や顧客対応など、より重要度の高い業務に注力できるようになります。結果として生産性が高まり、限られた人員でも効率よく成果を上げることが可能です。
人件費の適正化やコスト削減にも寄与するため、中小企業やスタートアップ企業にとって特に大きなメリットをもたらすといえるでしょう。
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【関連記事】ITコンサルに最適なシステム開発会社5選｜外注のポイントと導入メリット
ITシステムの活用事例
ITシステムは多様な業種・業界で導入されており、その活用方法もさまざまです。ここでは、代表的な事例を5つ取り上げます。
- クラウド会計サービス導入による経理業務の自動化
- スマホアプリによる問い合わせ対応で電話対応を削減
- 在庫管理システムによる適切な在庫管理
- 自社ホームページ作成によるPR活動
- 情報セキュリティ対策強化による情報管理の徹底
それぞれどのような課題を解決し、成果をもたらしたのかを解説します。
クラウド会計サービス導入による経理業務の自動化
経理業務では、取引先との請求書管理や入出金のチェック、帳簿づけなど、煩雑な作業が多く存在します。クラウド会計サービスを導入した企業では、銀行口座やクレジットカードと連携し、取引データを自動で取得・仕訳する仕組みを構築しています。
これにより手入力の回数が激減し、処理速度が大幅に上がると同時に、入力ミスや二重計上などのヒューマンエラーが激減しました。
さらに、リアルタイムで財務状況を把握できるようになり、経営者や管理者が迅速に意思決定を下せる点もメリットです。月次決算の締め作業や税務対応もスピードアップし、残業削減や経費削減につながったケースも多く報告されています。
導入コストも比較的安価なため、スタートアップ企業や中小企業から大企業まで幅広い規模の企業で採用が進んでいる分野です。
スマホアプリによる問い合わせ対応で電話対応を削減
カスタマーサポートや問い合わせ対応に追われ、コールセンターの稼働が圧迫されていた企業が、スマホアプリやチャットボットを導入する例も増えています。
ユーザーがアプリから気軽に問い合わせを送れたり、よくある質問にはボットが自動応答したりすることで、電話対応の負担を大きく削減することが可能になりました。
これにより、オペレーターが高度な相談やイレギュラー対応に集中でき、顧客満足度を高めながらコストも抑えるという好循環が生まれています。
営業時間外でもアプリ上で問い合わせを受け付けられるため、ユーザーの利便性が向上し、結果としてリピート率や口コミ評価の向上につながるケースも多いです。
チャットボットやAI技術の進歩にともない、問い合わせ対応の自動化は今後ますます進むと期待されています。
在庫管理システムによる適切な在庫管理
小売や物流、製造業などでは、在庫の過不足がビジネスに大きな影響を与えます。そこで、在庫管理システムを導入することで、リアルタイムに在庫数を把握し、発注や生産量を適切にコントロールできる仕組みが整えられました。
バーコードやQRコードを利用し、入出庫時にスキャンするだけで情報を更新できるため、ヒューマンエラーも減少しています。
過剰在庫を抱えないことで倉庫コストを削減しながら、品切れを未然に防ぐための発注予測も立てやすくなります。結果として、顧客からの注文をスムーズにさばく体制が整い、サービスレベルの向上につながるでしょう。
特にECサイト運営では、複数の販路からの受注を一元管理できるシステムが重宝され、販路拡大のスピードを加速させる要因にもなっています。
自社ホームページ作成によるPR活動
自社ホームページは、企業の顔ともいえる存在です。近年では、CMS（コンテンツ管理システム）を使うことで、専門的なプログラミング知識がなくても簡単にウェブサイトを構築・更新できるようになりました。
これにより、商品・サービスの最新情報やイベント告知をタイムリーに発信でき、SEO対策やSNSとの連携を強化しながら集客を拡大できます。
また、ホームページ上で問い合わせフォームやチャット機能を設置すれば、24時間体制で顧客対応を受け付けることが可能です。広告キャンペーンとの連動や、アクセス解析を活用したページ改善など、デジタルマーケティングとの相乗効果も得られます。
企業規模を問わず、Web上におけるプレゼンス確立はブランドイメージの向上に直結し、売り上げ増や採用力アップにもつながる大切な施策です。
情報セキュリティ対策強化による情報管理の徹底
企業の取り扱うデータ量が増加するなか、情報漏えいリスクの管理はますます重要度を増しています。
ITシステムを活用してアクセス制限や監査ログの取得、ウイルス対策などを徹底することで、セキュリティレベルを大幅に強化できるのが特長です。サーバーをクラウドに移行することで、バックアップや災害対策も容易になります。
また、コンサルティングサービスを通じて、自社の脆弱性を洗い出し、最適なソリューションを導入する企業も増えています。もし不正アクセスや情報漏えいが発生した場合、企業の信用を失うだけでなく、多額の賠償や法的リスクを負う可能性があるのです。
強固なセキュリティ対策は、顧客のデータや機密情報を守り、ビジネス継続を支える重要な要素といえるでしょう。
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ITシステム導入の際の注意点
ITシステムを導入すればメリットが大きい一方、導入に失敗すると混乱を招くリスクもあります。そこで、事前に押さえておきたい3つの注意点を解説します。
- 現場の声を吸い上げる
- 段階的な導入とトレーニングをおこなう
- 外部の専門家を活用する
現場の意見を取り入れ、段階的かつ計画的に進めることで、システムトラブルや社員の抵抗感を最小限に抑えることが可能です。
現場の声を吸い上げる
システム導入を成功させるには、現場で実際にシステムを使う従業員の声をしっかりと吸い上げることが不可欠です。経営者や管理者だけの判断で導入を進めると、現場との温度差が生まれ、せっかくのITシステムが使いこなせずに終わる可能性もあります。
たとえば、製造業など現場作業が多い企業では、タブレット端末を持ち運びながら利用できるシステムが好まれる場合が多いです。
このように、実際の運用状況や要件をヒアリングしながら要件定義をおこない、各部署との連携を図ることで、システム導入後の定着率や満足度が高まります。
導入前のワークショップや説明会を開催するなど、コミュニケーションを密に取る工夫も重要です。
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段階的な導入とトレーニングをおこなう
新しいシステムを一気に導入すると、既存業務との兼ね合いや社員の習熟度の問題で混乱が起きるケースもあります。
そこで、まずは一部部署や限定的な機能から試験導入し、問題点を洗い出す段階的アプローチがオススメです。パイロット運用を実施することで、改善すべき点や運用上の注意点を把握できます。
また、システムがどれほど優れた機能をもっていても、使い方がわからなければ宝の持ち腐れです。導入時には、社員向けのトレーニングやマニュアル整備、ヘルプデスクの設置など、運用サポート体制を確立しておくことが大切です。
トラブル時にすぐ相談できる環境があることで、導入初期のストレスや抵抗感を減らし、スムーズな定着を促せます。
外部の専門家を活用する
ITシステムの導入には専門的な知識が欠かせません。社内にノウハウが不足している場合は、システム開発会社やコンサルティングファームといった外部専門家を活用するのが近道です。
たとえば要件定義やプロジェクト管理、テスト運用などの工程をプロに任せることで、導入プロセス全体を効率的に進められます。
さらに、既存システムとの連携やデータ移行、セキュリティ対策など、企業ごとに異なる課題を解決するためには専門家の視点が不可欠です。
導入後の保守サポートやバージョンアップに関しても外部リソースを活用すれば、社内の負担を大きく減らしながら安定稼働を維持できます。外注費用をかける分、プロジェクト成功の確度も高まるため、総合的なコストパフォーマンスを考慮して検討しましょう。
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株式会社hunnyでは、無料で競合調査をおこない、レポートを提供するサービスを通じて、他社がどんなITシステムやデジタル施策を導入しているのかを客観的に分析します。
これにより、自社の強みや課題を把握しながら、最適なシステム導入計画を立てられるのが大きな魅力です。
さらに、導入前の要件定義や開発・カスタマイズ、運用開始後の効果測定に至るまで、一気通貫でサポートを受けられる体制が整っています。導入直後のトラブル対応やシステム更新にも即座に対応できるため、社内に専門スタッフがいない場合でも安心です。
初期費用やランニングコストを抑えながら、確実に成果を上げるITシステムを構築したい企業にとって、信頼できるパートナーとなるでしょう。
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まとめ
ITシステムは、業務効率化や情報共有、セキュリティ強化など多方面で企業の成長をサポートします。
ただし、導入にあたっては現場との連携や段階的な運用、専門家の力を借りることなど、いくつかのポイントを押さえる必要があります。
この記事で紹介した事例や注意点を参考に、ぜひ自社に最適なシステムを見つけ、ビジネスのさらなる飛躍を目指してください。
