「業務効率を上げたい」「在宅ワークが増えてPC環境を整えたい」そんな悩みを抱えていませんか？ 近年、クラウドを活用したSaaS（サース）サービスが急速に普及し、場所やデバイスを問わず作業ができる環境が整いつつあります。

しかし、多種多様なSaaS製品がある中で「どれを選べばいいのか」「導入メリットは？」と戸惑う企業も少なくないでしょう。

本記事では、SaaSの概要やメリット、代表的な製品から導入時のポイントまでを徹底解説します。自社に最適なSaaS活用のヒントを見つけてください。

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SaaSとは？

SaaS（Software as a Service）とは、ソフトウェアをインターネット経由で利用するサービス形態の総称です。従来のようにソフトウェアを購入したりインストールしたりする手間がなく、月額料金や年額料金で必要な機能を使える点が特長です。

SaaSはクラウド上で管理されるため、ソフトウェアの更新や保守はサービス提供元がおこないます。そのため、ユーザー企業はソフトウェアの導入や運用にかかる負担を大幅に軽減できます。

SaaS導入を検討している方は、システム開発の事例も参考にしてみてください。

【関連記事】システム開発会社36社を徹底比較！成功するパートナーの選び方ガイド

「PaaS」「IaaS」との違い

SaaSと混同されやすい「PaaS」「IaaS」もクラウドを活用しますが、サービス提供内容が異なります。

• SaaS（Software as a Service）：エンドユーザー向けのアプリケーションを提供（例：メール、CRM、会計ソフト）
• PaaS（Platform as a Service）：開発者がアプリケーションを開発・実行するためのプラットフォームを提供するサービス
• IaaS（Infrastructure as a Service）：仮想化されたインフラリソース（サーバー、ネットワーク、ストレージなど）を提供するサービス

SaaSは、クラウドを活用したサービス形態の中でも、エンドユーザーが完成されたソフトウェアをインターネット経由で直接利用できる点が特徴です。専門的な知識や技術がなくても、すぐに利用を開始できるのが大きなメリットです。

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SaaSを活用するメリット

SaaSはクラウドを介してソフトウェアを利用するため、場所やデバイスに縛られない利便性が得られます。SaaSを活用するメリットは、以下のとおりです。

• 場所を選ばずに利用可能
• デバイス関係なく利用可能
• 導入コストが低い
• 人的リソースを有効活用できる

それでは、SaaSがもたらす具体的なメリットを一つずつ見ていきましょう。

場所を選ばずに利用可能

SaaSの最大のメリットは、インターネット接続さえあれば場所を選ばずに利用できることです。自宅やカフェ、出張先など、オフィス以外の場所でも同じソフトウェアを同じ状態で使えるため、リモートワークや出先での作業がスムーズになります。

従来のオンプレミス型（自社サーバー内での運用）では、社内ネットワーク外からのアクセスが制限されていたり、専用のリモート接続ソフトが必要だったりしました。

しかし、SaaSならWebブラウザや専用アプリで手軽にログインでき、ファイル共有やプロジェクト管理、コミュニケーションなどをリアルタイムでおこなえるのがメリットです。

デバイス関係なく利用可能

SaaSはクラウド上で動作するため、デバイスに関係なく利用できます。WindowsやMacなど異なるOSのPCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも同じアカウントでログインすれば、データや設定を共有しながら作業を続けられます。

たとえば、会議中にタブレットで資料を確認し、自席に戻ってPCで編集するといったシームレスなワークスタイルが可能です。また、外出先でもスマホアプリから通知を受け取り、その場で承認やコメント対応ができます。

デバイスに縛られない柔軟性は、マルチタスクが求められる現代のビジネスにおいて、時間や場所の制約を減らす大きな強みとなります。

導入コストが低い

SaaSのメリットは、導入コストが低い点です。従来のオンプレミス型では、サーバーやネットワーク機器の購入・設置、ソフトウェアライセンスの一括購入など、大きな初期投資が必要でした。

しかしSaaSなら、月額や年額の利用料金を支払うだけで、すぐに運用開始可能です。ハードウェアの保守やソフトウェアのアップデート作業は、サービス提供元がおこなうため、ユーザー企業側で追加人員を確保したり、専門知識を習得する手間も削減できます。

必要な機能を必要なだけ利用する「サブスク型」の料金プランが多く、企業の成長フェーズに合わせてプランを拡張・縮小しやすいのもメリットです。

人的リソースを有効活用できる

人的リソースを有効活用できるのが、SaaSのメリットです。SaaSは自社でソフトウェアの開発や保守をおこなう必要がないため、システム管理者やエンジニアを大量に抱える必要がありません。

これにより、IT部門の負担が軽減され、本来注力すべきコア業務にリソースを集中できるのが大きなメリットです。例えば、「自前でサーバーを運用していたが、トラブル対応やアップデートに追われ、新規プロジェクトに手が回らない」といった状況から脱却しやすくなります。

さらに、SaaSは簡単な操作で新しいソフトウェアを試せるため、IT部門以外の部署でも自主的にツールを導入しやすくなります。実際の使用感をすぐに確認でき、部門ごとのニーズに合わせたツールを活用することで、業務効率の向上が図れます。一部のSaaSは担当者レベルで導入可能なため、企業全体のデジタル化が加速する効果も期待できるでしょう。

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SaaS製品の代表例【業務効率化】

ここでは、業務効率化に役立つSaaS製品の代表例を紹介します。

• Google Workspace
• Microsoft 365

それぞれの特徴や活用法を知ることで、自社の業務に最適な形で取り入れることができます。それでは、詳しく見ていきましょう。

Google Workspace

Google Workspaceは、Gmail、Googleスプレッドシート、Googleカレンダー、Google Meetなど、ビジネスに必要なツールが揃った統合型SaaSです。

クラウド上でファイルを保管・共有するため、リアルタイムでの共同編集やバージョン管理がスムーズにおこなえます。リモートワークが定着した現在では、複数人が同時に資料を編集したり、チャット機能を活用して円滑にコミュニケーションを取ったりする場面も増えています。Google Workspaceは直感的なUIとシンプルな操作性が特長です。企業の規模や用途に応じてプランを選べるので、中小企業から大手まで広く導入されています。

Gmailのビジネスアカウントを使えば独自ドメインのメールが簡単に設定でき、社内外のやり取りを統合できるのもメリットです。サードパーティのアドオンや拡張機能が充実しており、自社の業務に合わせてカスタマイズしやすいのも人気の理由です。

Microsoft 365

Microsoft365はWordやExcel、PowerPoint、Outlookなどのデスクトップアプリとクラウドサービスを融合させたSaaS形態で提供しています。従来のOfficeソフトの使い勝手をそのままに、データをオンライン上で同期・共有できるため、場所や端末に依存しないワークスタイルを実現しています。ビジネス向けプランでは、Teamsを利用したオンライン会議やチャット機能が標準搭載されています。グループでのコミュニケーションとドキュメント編集が一元化されるため、業務効率化が図れるでしょう。

Active Directoryとの連携でセキュリティやユーザー管理を強化できるため、大企業でも導入が進んでいます。クラウド版のOfficeアプリを使用することで、アップデートが自動的に反映され、常に最新の機能を利用できる点も魅力です。

BtoBデジタルマーケティングの成功事例や手法について知りたい方は、下記の記事を参照してください。

【関連記事】BtoBデジタルマーケティングとは？成功事例や手法・施策を解説！

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SaaS製品の代表例【コミュニケーションツール】

ここでは、業務効率化やチームの連携を強化するために役立つ、コミュニケーションツールのSaaS製品をご紹介します。

• Slack
• Chatwork
• Talknote

これらのツールは、リアルタイムでのメッセージ交換やファイル共有、タスク管理機能などを通じてチーム内の情報共有を円滑にし、業務の効率化をサポートします。それでは、ひとつずつ見ていきましょう。

Slack

Slackは、チャットベースのコミュニケーションを中心としたSaaSで、チャンネル機能を使ってプロジェクトや部門ごとに会話を整理できます。メールのようにCCやBCCを使わずに、関連メンバーが見やすい形で情報を共有できるのが特徴です。

ファイル添付や外部サービスとの連携も充実しており、タスク管理やカレンダーアプリなどの統合も可能です。さらに、絵文字リアクションやスレッド機能を活用することで、煩雑なコミュニケーションを減らす工夫が施されています。

履歴検索やショートカットコマンドを活用すれば、過去のやりとりや重要ファイルをすぐに見つけられます。国際的な企業や開発チームを中心に採用が進んでいますが、ユーザーインターフェースが直感的なため、ITリテラシーが高くない組織でも短期間で導入・定着させることが可能です。

Chatwork

Chatworkは、日本企業向けに設計されたチャットツールで、使いやすい日本語UIと手頃な価格が特徴です。

タスク管理機能が標準で搭載されており、会話の中で生じたやるべきことをそのままタスク化して進行状況を把握できるため、プロジェクト管理に活用しているケースも多くあります。

また、外部連絡先とのチャットルームを分けて作成できるので、クライアントや取引先とのやり取りを分けて管理できるのもメリットです。

スタンプや絵文字を使ったコミュニケーションも取り入れやすいため、堅苦しくなりすぎずに情報交換がしやすくなっています。メールのやり取りを減らし、スピーディーな意思決定を進めたい企業には最適なSaaSです。

Talknote

Talknoteは、チームや組織内のコミュニケーションを円滑にするための情報共有プラットフォームです。タイムライン形式で情報が流れ、部署やチームごとにグループを作成して、情報共有や意見交換がおこなえます。

さらに、メッセージ機能やタスク管理機能を備えており、ビジネスに必要なコミュニケーションを円滑にサポートします。特徴的なのは、AIによるメッセージや投稿内容の分析機能です。これにより、社員の状態や組織の課題を可視化でき、エンゲージメント向上や離職率の低下につなげることができます。

また、スマートフォンアプリにも対応しており、外出先やリモートワーク時でも利用可能です。企業文化の醸成と業務連絡の両立を支援するSaaSとして注目されています。

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SaaS製品の代表例【CRM・名刺管理】

ここでは、顧客管理強化に役立つSaaS製品を紹介します。

• Salesforce
• Eight
• Knowledge Suite

これらのツールは、営業活動の効率化や顧客情報の一元管理に役立ち、ビジネスの成長を支援します。それでは、詳しく見ていきましょう。

デジタルマーケティングを効果的に活用することで、集客やブランド強化、顧客維持が可能です。成功事例や手法について知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

【関連記事】デジタルマーケティングの事例で見る成功の秘訣と実践法

Salesforce

Salesforceは、世界的に広く利用されているCRMプラットフォームです。営業支援、顧客データ管理、カスタマーサポート、マーケティングオートメーションなど、顧客とのあらゆる接点を一元管理し、ビジネスの成長を強力に後押しします。

特に、営業部門向けの「Sales Cloud」は、顧客情報の一元管理、営業プロセスの可視化、案件管理の自動化など、営業効率を最大化するための機能が豊富に搭載されています。顧客の行動履歴を追跡し、最適なタイミングでアプローチすることで、成約率の向上が期待できるでしょう。

さらに、豊富なアプリとの連携やカスタマイズ機能があり、ダッシュボードやレポート機能を使ってKPI達成状況をリアルタイムで確認できます。導入実績が豊富なため、大手企業から中小企業まで幅広く支持されており、導入のノウハウも充実しています。

Eight

名刺管理アプリとして広く普及しているEightは、ビジネスマンにとって馴染み深いサービスです。スマホで名刺を撮影するだけで自動的にテキスト化され、クラウド上に保存されるため、大量の名刺を物理的に管理する手間が大幅に減ります。

さらに、相手がEightを利用している場合、部署や役職の変更があった際に情報を更新すると登録されている相手に自動通知が送信されるため、再度名刺交換をする必要がなくなります。相手の情報が変更された際にも自分に通知が届き、常に最新の情報を把握できるのもメリットです。

法人向けプランでは、全社員の名刺データを共有・連携できるため、退職者の人脈情報も組織全体で引き継ぎ可能です。セキュリティ面でもアクセス制限や管理者権限設定をおこなえるため、個人情報保護に配慮した仕組みが整っています。

Knowledge Suite

Knowledge Suiteは、企業の情報共有と業務効率化をサポートするクラウド型オールインワンビジネスツールです。SFA（営業支援システム）、CRM、メール、スケジュール管理、ファイル共有、プロジェクト管理を一元化し、業務プロセスの効率化が可能です。

スケジュールやタスク管理機能は、チーム全体の進捗状況やタスクの優先順位を可視化し、業務の効率化と迅速な意思決定を可能にします。Knowledge Suiteは容量課金制であり、コストパフォーマンスに優れています。企業の規模や業種を問わず、情報共有と業務効率化を同時に実現したい企業に最適なソリューションです。

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SaaS製品の代表例【会計ソフト】

企業の経理業務を効率化するクラウド会計SaaSは、近年ますます注目されています。ここでは、財務管理をサポートし、業務の負担を軽減する代表的な会計ソフトをご紹介します。

• freee
• 弥生会計オンライン
• Money Forward クラウド

これらの会計ソフトは、経理業務の負担を軽減し、リアルタイムでの財務状況の把握を可能にします。それでは、詳しく見ていきましょう。

freee

freeeは、個人事業主から従業員数百人規模の法人まで、幅広いビジネスに対応するクラウド会計SaaSです。銀行口座やクレジットカードと連携させると取引データが自動で取り込まれ、仕訳が自動学習されるため、簿記の知識が浅い担当者でもスムーズに経理処理をこなせるのが特長です。

さらに、給与計算、年末調整、労務管理などのバックオフィス業務全般を一括で管理する機能が充実しています。操作画面が直感的で、サポート体制も整備されているため、クラウド会計を初めて導入する企業でも安心して使用できます。

税制改正や法令変更は自動的にアップデートされるため、常に最新の法律に基づいた書類作成が可能です。スマホアプリを使えば、領収書の写真を撮るだけで仕訳が自動生成されるなど、ユーザーフレンドリーな設計が施されています。

弥生会計オンライン

弥生会計は、長年にわたり業務ソフトの定番として高い信頼を得てきたブランドです。最近ではクラウド版である「弥生会計オンライン」を展開し、従来のデスクトップ版と同等の機能をインターネット経由で提供しています。

特徴は、慣れ親しんだ操作感を維持しながらクラウドの利便性を兼ね備えている点です。仕訳や決算処理、消費税対応など会計業務に必要な一連のフローが網羅されており、手厚いサポートサービスも魅力です。

デスクトップ版からオンライン版への移行も比較的スムーズにおこなえるため、導入時の不安を軽減できます。老舗ならではの安心感と、クラウドの先進性が融合した製品として多くの企業から支持を集めています。

業務効率化やマーケティング施策の強化を目指している方は、以下の記事も参考にしてください。業務代行サービスの導入がどのように企業の運営に役立つかについて解説しています。

【関連記事】SNSマーケティング運用代行の費用を徹底解説！フリーランスと企業による相場の違いやオススメ会社も紹介

Money Forward クラウド

Money Forward クラウドは、個人向けの家計簿サービスで名を馳せたマネーフォワード社が提供するクラウド会計ソフトです。銀行明細やクレジットカードの取引データを自動取得し、仕訳をAIが予測して自動登録する機能は、経理業務の効率化に大きく貢献します。

また、会計ソフトだけでなく、請求書発行や給与計算、経費精算などを連携できるシリーズ製品が揃っており、バックオフィス業務全般の一元管理が可能です。ダッシュボードには資金繰りや収益状況がリアルタイムに反映されるため、経営者がスピーディーに意思決定できるのもポイントです。

直感的なUIとクラウドの手軽さから、ベンチャー企業や中小企業を中心に導入が進んでいます。スマートフォンアプリとの連携もスムーズで、外出先から経理処理を完了できる点が好評です。

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SaaS製品の代表例【プロジェクト管理】

業務の効率化やチームの連携強化には、プロジェクト管理ツールが欠かせません。ここでは、タスク管理や進捗状況の可視化をサポートするSaaS製品を紹介します。

• Backlog
• Redmine
• Trello

これらのツールを活用することで、プロジェクトの進行状況を一元管理し、チーム内の情報共有をスムーズにおこなえます。それでは、それぞれの特徴や活用法を見ていきましょう。

Backlog

Backlogは日本発のSaaSであり、開発プロジェクトや一般的な業務タスクの管理を支援するツールです。タスクや課題を「チケット」として登録し、ステータスや担当者、期限などを設定できる仕組みが特長です。

また、Wiki機能やGitリポジトリの管理などエンジニアに嬉しい機能も豊富。UIがシンプルで日本語対応が充実しているため、初めてプロジェクト管理ツールを導入する企業でも取り入れやすいのが魅力です。

さらに、ガントチャート表示でタスクの全体スケジュールを可視化でき、マイルストーン設定やチャットを活用したコミュニケーションも可能です。これにより、チーム内の進捗共有がスムーズになり、担当者や管理者が遅延リスクを早期に察知して対処しやすくなります。

費用面でも手頃なプランが用意されており、中小企業やベンチャーにとって導入しやすい製品です。

Redmine

Redmineは、プロジェクト管理や課題管理を支援するオープンソースのツールで、オンプレミスとSaaS両方で利用可能です。タスク管理、進捗管理、チームコラボレーションを強力に支援し、多様なプロジェクトに対応します。

プロジェクトごとにチケット（タスク）を作成し、優先順位、担当者、期限を設定することで、進捗状況をリアルタイムに可視化します。ガントチャートやカレンダー機能を活用すれば、プロジェクト全体のスケジュール管理も容易です。

Wiki、フォーラム、ファイル共有などの機能により、プロジェクト関連情報を一元管理し、チーム内のコミュニケーションを円滑化します。豊富なプラグインとカスタマイズ性を備え、企業のニーズに合わせて柔軟に機能を拡張できます。

Trello

Trelloは、直感的なビジュアルインターフェースを持つプロジェクト管理ツールです。ボード、リスト、カードを使ったシンプルなインターフェースで、タスクの進捗状況を簡単に追跡できます。

個人のタスク管理からチーム全体のプロジェクト管理まで対応しており、直感的で使いやすいため、初心者にも導入しやすいツールです。Trelloは、SlackやGoogle Drive、Microsoft Teamsなどの多くの外部サービスと連携できるため、異なるツール間の情報共有が容易です。

その柔軟性と使いやすさから、小規模なチームから大企業まで幅広く利用されており、プロジェクトの可視化とコラボレーションの効率化に貢献します。無料プランでも基本的な運用が可能ですが、大規模開発や高度な機能が必要な場合は、有料プランや他のツールとの併用を検討するとよいでしょう。

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増加するSaaSの選び方とコツ

増加するSaaSの中から、自社に最適なツールを選ぶのは容易ではありません。それぞれのサービスに特徴があり、適切な選択をすることで業務の効率化やチームの生産性向上が期待できます。ここでは、SaaSを選ぶ際のポイントを紹介します。

• 導入目的を明確にする
• 実際に操作してみる
• 事前に利用アカウント数を把握する
• サポート体制が充実しているか確認する

それでは、これらのポイントを踏まえて最適なSaaS選びを進めていきましょう。

導入目的を明確にする

SaaSを導入する際は、まず「何を解決したいのか」「どのような効果を期待するのか」といった導入目的を明確にすることが不可欠です。流行や話題性に流されて導入すると、十分に活用できず、コストだけが無駄になってしまうリスクがあります。

業務効率化やコミュニケーション改善、コスト削減、セキュリティ強化など、導入前に社内で目的を共有し認識することが大切です。目的が明確になると、選ぶべきSaaSの機能や予算感が自然に絞られます。

たとえば、経理業務の効率化が最優先であれば会計ソフト系SaaSを、顧客管理や営業支援が急務であればCRMに特化したSaaSを選択できます。導入目的をもとに、各サービスの機能や費用対効果を比較することで無駄のない選定ができるでしょう。

実際に操作してみる

多くのSaaS製品は、無料トライアルやデモアカウントを提供しているので、実際に操作してみることが重要です。操作画面や機能が公式サイトの情報と合っているか、実務で使いやすいかなどは実際に触れてみないとわからない部分も多いものです。

導入前に担当者が数日〜数週間試してみることで、操作性や学習コストについてイメージがつかめます。また、トライアル期間中に実際の業務フローを再現し、社内の複数メンバーで使用感を共有するとよいでしょう。

直感的で使いやすいUIを持つツールは定着しやすい一方で、専門用語や画面遷移が複雑なツールは、「結局使わなくなった」といった事態を招く可能性もあります。さらに、製品のカスタマーサポートが迅速かどうかも、トライアル期間中に確認しておくと安心です。

事前に利用アカウント数を把握する

SaaSの料金プランは、アカウント数によって段階的に設定されている場合が多いため、事前に必要なアカウント数を把握しておくことが重要です。

トライアル期間中に十分なアカウントでテストできる場合でも、本格導入を検討する際は、どの部署やチームが利用するか、また将来的なユーザー数の増加も視野に入れて計画を立てることが重要です。

組織全体で導入する場合、部署をまたいでアカウント数が急増するケースも考えられます。最初は数人で始めても、「この機能が便利」と評判が広がると、一気にアカウントの追加希望者が増える可能性もあるでしょう。

また、社外パートナーとの共同作業を視野に入れる場合、アカウントの上限や追加料金形態を確認しておくと安心です。

サポート体制が充実しているか確認する

SaaS運用中に何らかのトラブルや疑問が発生した場合、サービス提供元のサポートがどれだけ迅速かつ丁寧に対応してくれるかは重要なポイントです。日本語でのサポート体制、対応時間、問い合わせ方法（メール、チャット、電話）などを確認し、自社のニーズに合ったサポート体制を選ぶことが重要です。

また、ヘルプセンターやマニュアルの充実度も確認しましょう。オンライン上で豊富なFAQや動画マニュアルが提供されているSaaSは、導入時の学習コストを抑え、運用中の疑問解消にも役立ちます。

特にコア業務に直結する製品ほどサポート体制の良し悪しが業務効率に大きく影響します。導入前に、評判や口コミをチェックし、信頼できるサービス提供元を選びましょう。

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「SaaSを導入したいが、どの製品が自社に合うのかわからない」「導入後の運用やトラブル対応もまとめてサポートしてほしい」という悩みを抱えているなら、hunnyのサービスを検討してみてください。

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さらに、SaaSの導入からアカウント設定、運用サポート、トラブル対応まで一貫した支援をおこなっており、IT部門のリソースが不足している企業でもスムーズに導入可能です。また、導入後も定期的なフォローアップや機能追加・バージョンアップ時のサポートを提供し、安心して運用を続けられる体制を整えています。

SaaS導入を成功させるためには、競合他社の事例を参考にすることが効果的です。
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まとめ

SaaSはインターネット経由でソフトウェアを利用できる利便性から、多種多様な製品が登場し、業務効率化やコスト削減、リモートワーク対応など数多くのメリットをもたらします。

業務効率化、コミュニケーションツール、CRM・名刺管理、会計ソフト、プロジェクト管理など、企業のあらゆるシーンで活躍する製品が揃っています。

SaaS導入を成功させるためには、自社の課題や目的に合わせて適切な製品を選ぶことが重要です。無料トライアルなどを活用し、実際に使用感を試してみることもおすすめです。

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