企業が開催するイベントは展示会などで行う大規模なものや、社内の小規模なイベントなど様々です。

「イベントを開催するにはどのくらいの費用が必要なのか」「費用の削減をしたいが、効率よく削減する方法がわからない」こんなお悩みを持つ方も多いでしょう。

この記事ではイベント開催費用の相場や、勘定科目の内訳を紹介します。また、効率よくイベント費用を削減する方法も説明しますので、ぜひ参考にしてください。

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xAdbox（アドボックス）は、トイレ空間で個室トイレの利用者に訴求力の高い広告配信をおこない、高い宣伝効果を実現しています。イベントの集客に活用することで、ターゲットに向けて効果的な広告配信ができます。

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イベント開催費用の相場の一覧

イベントを開催するにはどのくらいの費用がかかるでしょうか。ここではイベント開催費用の相場の一覧を紹介します。

イベント開催費用の相場は、開催する規模や目的によって異なります。イベント開催費用の相場が把握できると、イベント全体をイメージでき、イベント会社へ発注する際の目安にもなります。

イベントの種類	開催費用の相場
セミナー・講演会	50万円～120万円
展示会のブース出展	100万円～120万円
企業の周年イベント・パーティー	150万円～250万円
物産展	200万円～250万円
商品やサービスのPRイベント	200万円～500万円

セミナー・講演会

セミナーや講演会などの開催費用は、50万円〜120万円程度です。参加者がどれくらい集まるのかを想定して、参加人数に見合った会場を用意する必要があります。

規模が大きいセミナーでは、会場も広くなり、費用もかかります。

さらに、知名度がある講師や人気のあるゲストを招く場合は、講演料も高くなります。大きな費用が発生することを忘れないようにしてください。

展示会のブース出展

展示会では、ブース出展する場合は展示会の主催者に支払うブース料金（出展料）が必要です。

展示会の出展料は、1コマ（3m×3mのスペース）と呼ばれる出展スペースに応じて金額が変わります。

展示会は会場の規模によって金額が変動します。小規模な展示会の場合は1日10万円程、大規模な展示会では1日30万円程に設定されていることが多いようです。

また、展示会は数日かけて行うのが一般的です。出展料だけでなく、資材費や設営費も必要になるので、費用の合計は100万円以上かかります。

企業の周年イベント・パーティー 

企業の周年イベントやパーティーを開催する場合、150万円以上の費用が必要です。内訳は会場費や飲食費、運営費、機材費等があります。

ホテルの宴会場を借りる場合が多いですが、自社にレストランのシェフを呼ぶ形式のケータリングにすることで費用を抑えることも可能です。

会社の規模にもよりますが、参加者が200名を超えるとで200万円以上の費用が必要になるでしょう。

物産展

物産展は、大きな展示場やデパートなどで、地域の特産品を販売することを目的に開催されるイベントです。期間は3日〜7日程で期間によっても金額は異なりますが、200万円～250万円が相場です。

スペースを借りるだけではなく、企画・会場の装飾・商品の仕入れや手配などをイベント会社が請け負うことが多いので、販売する商品数で費用も変わってきます。

商品やサービスのPRイベント

商品やサービスのPRイベントの開催費用は、200万円～500万円が相場です。商品のPRイベントは顧客に向けて行うため、大幅に予算を削ることはむずかしい費用です。

PRイベントは、大規模な会場で行うため、イベントスタッフの人数を確保しなければなりません。また、商品のPRには広告費がかかるのが特徴です。

商品の広告費には、当日に会場で流す商品のPR映像や、Webサイトの作成があります。さらに、顧客へのダイレクトメールやチラシ広告の印刷も必要になります。

業務が多く、クオリティが求められるため、イベント会社に依頼する場合も多いです。

どの種類のイベントを選ぶかは、イベントの目的によって変わります。下記記事ではイベントの目的を明確にする方法について解説しています。イベントの種類を選ぶ上での参考になりますので、ぜひあわせてご確認ください。

PRイベントの目的とは？種類3選や成功事例も紹介

イベント費用・勘定科目の内訳

イベントを開催するには様々なコストが発生します。開催費用の相場が理解できたら、イベント費用の勘定科目の内訳を把握することが重要です。

ここでは、イベント費用と勘定項目の内訳を8つに分けてくわしく説明します。

• 会場費
• 人件費
• 広告宣伝費
• 企画費
• 製作費
• 機材費
• その他

会場費

イベント費用において、一番多くの費用を占めるのが会場費です。

会場費は、大きな展示場・ホテル・セミナールームなど、借りる施設によって変動します。

また、都会の駅周辺と地方など、立地条件や開催日数・時間・収容人数など様々な状況によっても費用は変わります。

例えば、500人の集客が見込まれる大展示場で、5日間開催されるイベントでは1日だけで100万円というケースもあるでしょう。

大きな割合を占める費用なので、まず、会場費の目安を知っていくことが重要です。

人件費

人件費もイベントには、欠かせない費用の一つです。イベントの規模によって変動しますが、15万円～25万円が相場です。

主なイベントの人員と費用は役割によって以下のようにわけられます。

役割	1日あたりの金額
ディレクターやチーフディレクター	3万円～4万円
運営スタッフ	1万円～2万円
イベントコンパニオン	2万円～3万円
MC・司会	2万円～4万円
技術スタッフ	2万円～3万円

イベントが大きくなれば、人数が増えるので、費用も増加します。

また、イベントで人気のある司会者に頼んだり、セミナーで権威のある大学教授などを講師に招いた場合も費用はさらにかかります。

広告宣伝費

広告宣伝費は、イベントを知ってもらうために宣伝する費用で、どのような媒体を活用するかによって費用が大きく異なります。

イベントを知ってもらうためには、ダイレクトメールを送付したり、チラシを配布したりする方法が一般的です。

最近では、当日に会場で流す商品のPR映像や、Webサイトでの告知方法も人気となっています。

また、デジタルサイネージなどで、イベントやセミナーの告知をする方法も増えています。

広告の紙媒体では、イベントの規模や期間によって制作する部数の変動がありますが、電子広告やWebサイトなどはニーズによって変更可能です。

あらかじめ広告宣伝費の予算を決め、予算の範囲内でどんな集客方法が最適か検討するのが良いでしょう。

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企画費

企画費は、イベント会社がイベントを開催する目的やコンセプトの立案、イベントの実施方法などを企画する費用です。費用相場は10万円以上が相場となります。

企画はイベントが成功するためには欠かせません。顧客のニーズを把握し、目的・予算・スケージュールなどを決めるイベントの基礎となるものです。

多くの費用をかけてイベントを開催しても、企画がブレてしまうと集客につながりません。

企画費は、イベントの規模が大きくなるほど緻密な計画と準備が必要になり、企画費もかかります。

制作費

製作費は、イベントの規模によって変動しますが、20万円〜35万円が相場です。

イベント会場で使用する企業の目印になる看板や案内板、企業のロゴが入ったグッズ、大きな展示場ではブースを作成するための設営費も必要です。

また、顧客へのダイレクトメール、イベント会場で流す映像などの制作・印刷費用があります。

さらに、展示会で出展する際に必要な商品やサービスの紹介映像の製作費、Webサイトの告知にかかった費用なども含まれます。

機材費

イベントを運営するのに音響や映像の機材の手配が必要です。機材費の相場は会場の規模により幅があり、10万円〜50万円程です。

機材費には、スライド資料や商品の映像を表示するプロジェクター、ステージの照明装置や音響装置があります。

また、イベントの内容によって機材は異なります。

例えば、セミナーには講演者が使用するマイクが必要になり、物産展では食材を調理する器具や電源コードが必要です。また、スタッフ同士の連絡に使うインカムなども含まれます。

さらに、上記の機材には設営が必要です。機材設営のための運搬費や設営費、電源がない場合には電源の工事もしなければならないので注意しましょう。

ただし、会場にあらかじめ用意されている設備も多く、それらを利用すればコストを抑えることも可能です。

その他

イベント費用には、上記6つ以外にも費用が必要です。

新商品のプロモーションイベントや物産展、セミナーなどは複数の地方都市を数日かけて回る場合があります。

地方や数日かけて行われるイベントは、自社の社員の移動・滞在にともなう宿泊費や出張費、交通費がかかります。

また、イベント会場で料理や飲み物などを提供する場合は、ケータリング費用が必要です。あらかじめ料金を調べておきましょう。

規模が大きいイベントでは多くの人が参加します。万が一のことを考えて警備の手配もしておくと安心です。

必要な費用をしっかりかけてイベントを開催することは、マーケティング戦略として効果的です。イベントマーケティングの効果については下記記事にて詳しく解説していますので、イベントを開催する際の参考にしてください。

イベントマーケティングの効果とは？成功させるための5つのポイントを解説

イベント費用を抑えるには？

イベント開催にかかる費用は高額です。企業としてはなるべくイベント費用を抑えたいところですが、費用を削りすぎてもイベントが成功しなければ意味がありません。

例えば、人件費を削って当日の顧客の対応がスムーズにできなかったなど、間違った削減方法にならないことが重要です。

ここからは、イベント費用を抑えるポイントを3つ紹介します。

• 会場費を削減する
• 広告宣伝費を削減する
• 商品・サービスを販売する

会場費を削減する

イベント費用は、会場費が一番多くの費用を占めているため、会場費の削減を検討しましょう。

展示会の場合は、看板の設置・機材の搬入・設営準備など、業者に頼まず自社でできる部分を確認して費用を抑えます。

セミナーや講演会の場合は、自治体が運営するイベントスペースや、市役所や市民ホールなどの多目的室を利用しましょう。

また、レンタルスペースも有効な手段です。プロジェクターなどの設備が充実しているところが多く、ホテル内の会場を借りるよりも低価格で借りられます。

広告宣伝費を削減する

広告宣伝費は削減しやすい費用です。ダイレクトメールやチラシなどの紙媒体の広告は費用がかかりますが、InstagramやX（旧Twitter）などのSNSは無料で宣伝できます。

しかし、SNSには集客効果があるものの、常に拡散が期待できるわけではないため、ターゲット層の集客を狙うには、他の方法と組み合わせた方が効果的です。

近年は、動画配信による広告の需要が増えてきています。デジタルサイネージなどに広告動画を配信し、イベントや商品の宣伝をすることで、多くの人の目にとまります。

小型のデジタルサイネージは、トイレやタクシーなどで使用され、至るところでイベントや商品のPRが可能になりました。認知度の向上につながり、広告宣伝費の削減に期待ができます。

イベント集客におすすめの広告については、下記記事にて紹介しています。費用対効果の高い広告がわかりますので、ぜひ参考にしてください。

イベントの集客におすすめの広告方法8選｜集客のポイントやデザインのポイントを解説

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商品・サービスを販売する

イベント費用を抑えるためには、イベント会場の中で自社商品やサービスの販売を行います。

商品を売ることで、イベント費用が高くても、商品の収入で賄うことができて結果的にイベント費用を抑えられます。

例えば、展示会や物産展では商品やサービスを紹介し、気に入ってもらうことで収入になります。実際に体験したり、試食してもらったりすることで顧客獲得につながるでしょう。

また、セミナーや講習会などでは、参加費用が必要な場合があります。有益な情報を届けたり、研修として利用したりすることで、多くの参加者を確保できて収入が期待できます。

下記記事ではイベントの成功事例を紹介しています。イベントの企画考案のヒントになりますので、ぜひ参考にしてください。

販促イベントとは？成功事例7選やアイデア・おすすめの集客ツールも紹介！

イベント集客ならxAdbox（アドボックス）がおすすめ

引用元：「xAdbox」

イベント費用を抑える為に欠かせないのが、効果的な広告による集客です。

効果的な広告によって、イベントの認知度をあげることで多くの集客が見込め、結果的にイベント費用が削減できます。

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まとめ

イベント費用の相場と、効率よく費用を削減する方法を紹介してきました。イベントを開催する時は、勘定項目ごとにかかる費用を把握し、必要な物とそうでない物を理解してイベント費用を削減することが重要です。

SNSの活用や、イベントの集客を図る効果的なデジタルサイネージ広告を活用することで、イベントへの集客が見込めます。

集客によって新規顧客が見込めることで、イベントが成功し、結果的にイベント費用の削減につながるでしょう。